Comment être plus productif avec l'informatique ?
Dernière mise à jour : 6 janv. 2021
Pour développer votre entreprise, vous et vos collaborateurs avez besoin de travailler plus rapidement et donc d'être plus productif. Il y a de nombreuses pistes à explorer pour gagner du temps. Mais il est clair que l'utilisation de l'informatique est un levier à activer d'urgence pour économiser un maximum de temps et structurer son entreprise.
Peu importe votre niveau, cherchez toujours à vous améliorer c'est la garantie d'une économie de temps et de plus de confort dans votre travail
Ci-dessous vous trouverez les pistes de travail vous permettant d'être plus productif grâce à l'informatique et notamment de travailler mieux et plus vite avec votre ordinateur, formidable outil de travail.
1 | Trier ses documents et son bureau
Imaginez vous de bon matin au réveil face à votre armoire de vêtements ou votre dressing pour les plus chanceux. Et bien vous le savez autant que nous, moins votre placard sera rangé et ordonné, plus vous mettrez du temps à trouver les bons vêtements. Vous risquez de vous agacer, de choisir précipitamment et de partir avec une tenue non appropriée ou pas très homogène.
Organiser son PC et le ranger quotidiennement, c'est la garantie de trouver rapidement ce que l'on cherche, de ne pas s'énerver inutilement et d'obtenir un meilleur résultat.
Donc le code pratique pour un ordinateur rangé et prêt à l'emploi :
supprimer rapidement les éléments inutiles
organiser et trier le bureau régulièrement
mettre en place un système de classification (créer des dossiers et des sous-dossiers pour organiser le tri). Voir ci-dessous la méthode.
2| Créer des raccourcis sur sur navigateur pour aller plus vite
Créer des raccourcis, comme son nom l'indique permet d'accéder plus vite à un logiciel, à un dossier ou encore à un site internet. C'est un gage pour être plus productif. Ce n'est pas un gain de temps énorme mais une accumulation de petits gestes qui vous permettra de travailler plus vite quant la masse de travail que vous abattez quotidiennement.
Vous pouvez créer des raccourcis sur votre navigateur (chrome, firefox,...). Pour cela :
Ouvrez votre navigateur
Accédez au paramètres (roue crantée ou trois points en haut à droite)
Rendez-vous dans la section Favoris
Affichez la barre des favoris
Avec la barre des favoris affichée, vous pouvez dès à présent créer les raccourcis de vos sites internet préférés afin de gagner du temps pour y accéder. Par exemple, vous pouvez créer un raccourci vers votre boite mail, vers votre compte en banque, vers les sites de vos fournisseurs,...
Pour enregistrer un site web en raccourci sur google chrome il suffit de cliquer sur la petite étoile en haut à droite.
3| Installer un drive pour la centralisation des documents
D'abord qu'est ce qu'un drive ? Il s'agit d'un espace de stockage alloué sur internet et qui vous permet de stocker des données (des images, des documents, des vidéos,...). Ces fichiers ne sont donc pas concrètement présents sur votre ordinateur mais sur le "Cloud" : en fait vous y avez accès par internet mais ils sont présents sur des serveurs (des énormes ordinateurs) dont on ignore le lieu.
Utilisez un Drive pour stocker les documents comporte au moins trois avantages et vous permettra dans bien des situations de travailler plus vite :
l’accessibilité : vous pouvez ouvrir et modifier vos fichiers à partir de n'importe quel ordinateur partout dans le monde mais également à partir de votre mobile.
le partage : vous pouvez donner accès à un ou plusieurs fichiers afin de les partager avec une ou d'autres personnes. Ces dernières peuvent travailler sur le document et les modifications seront visibles de tous.
la sécurité des données : attention il n'y a aucune sauvegarde 100% sûr dans le monde. pour plusieurs raisons, il est fortement d'avoir une sauvegarde supplémentaire à votre espace de stockage drive. Cependant vos documents sont certainement plus en sécurité dans un drive que sur votre ordinateur ou vous vous expsez à tout un tas de problèmes (défaillance du disque dur, vol du PC, incendie,...)
Parmi les outils les plus connus, vous pouvez utiliser le drive de Office 365, de Dropbox ou de Google. Nous avions déjà évoqué ce sujet dans cet article : organiser mon activité avec Google. A ce propos , vous pouvez bénéficier dès à présent de 10% en cliquant sur le lien ci-dessous.
4| Etre plus productif avec son clavier
Il est vrai que ce n'est pas une solution miracle, mais c'est un vrai levier à activer afin de travailler plus vite avec l'informatique.
Pour gagner en productivité, il vous faut être plus rapide dans la saisie. Respectez dans la mesure du possible la position des doigts sur votre clavier. En vous forçant à faire cela vous allez progresser. A force peut être que vous arriverez même à regarder votre écran tout en tapant en même temps.
Ensuite apprenez à utiliser les racourcis sur votre clavier. Il en existe énormément. Vous pouvez trouver une liste sur cet excellent article.
Bien entendu, il est difficile de tous les connaitre, alors pour synthétiser voici les 6 raccourcis qu'il faut utiliser dans un premier temps :
- Ctrl + A : sélectionne tous les éléments
- Ctrl + C : copie un élément (il faut le sélectionner au préalable)
- Ctrl + V : colle un élément (il faut l'avoir copier ou couper au préalable)
- Ctrl + X : coupe un élément (il le copie mais il le fait disparaître en même temps)
- Ctrl + F : ouvre une fenêtre de recherche
- Ctrl + Z : annule une action
Même chose que pour la position des doigts sur le clavier, il faut se forcer ! Au début c'est un peu compliqué voire même très agaçant mais ensuite une fois intégré vous allez gagner du temps.
5| Installer deux écrans
Alors là croyez moi si vous voulez gagner du temps lorsque vous travaillez sur informatique, installez deux écrans ! La plupart des gens ne comprennent pas vraiment et trouve à cela un coté un peu "geek" genre perché sur la planète Web.
Mais gardez vous bien de ne pas essayer, vous ne pourrez plus vous en passer ! En particulier pour ceux qui travaille sur portable avec un petit écran non adapté à la hauteur de votre regard (attention le mal de dos...). Il existe des boîtiers spécifiques à ce type de branchement (stations de travail par exemple ou hub), mais un simple câble hdmi (pour relier l'écran à votre ordinateur) et éventuellement un clavier supplémentaire suffiront amplement.
En attendant d'avoir deux écrans et de booster de façon totalement incroyable votre productivité :), vous pouvez déjà apprendre à manier les fenêtres pour travailler plus vite, avec ces deux astuces :
En cliquant tout en bas à droite de votre écran vous réduisez vos fenêtres et afficher le bureau (vous pouvez utiliser le raccourci Ctrl+D également)
En glissant déposant votre fenêtre à gauche ou à droite afin de travailler sur deux choses en même temps.
N'oubliez pas la base pour pouvoir travailler plus vite sur son ordinateur et pouvoir adopter une démarche d'amélioration continue : il faut disposer d'un matériel entretenue et de qualité.
6| Automatiser = gain de productivité
Dans le cadre de votre activité, vous utilisez des logiciels pour structurer votre travail.
A titre d'exemple chez Mon-bras-droit nous utilisons :
- un logiciel de gestion en ligne pour la gestion des clients, la réalisation des devis/factures, etc...
- les logiciels de Google pour stocker nos documents et gérer nos mails ;
- le logiciel Wix pour notre présence en ligne (site web, référencement, gestion des réseaux sociaux).
Il est important dans la mesure du possible d'automatiser la saisie des données.
Par exemple bien renseigner une fiche client vous fera gagner du temps par la suite... Il est également possible de lier les différents logiciels que vous utilisez pour partager automatiquement vos données (par exemple une fiche de contact sera partagé entre votre messagerie et votre logiciel de gestion de contact).
Enfin n'hésitez pas dans la mesure du possible à automatiser un maximum de taches. Par exemple lorsqu'une facture est arrivée à échéance alors un mail de relance est envoyé automatiquement au client. En plus d'être plus productif vous gagnerez pour le coup en trésorerie !
