Mon entreprise : quelles options pour travailler à distance ?
Dernière mise à jour : 6 janv. 2021
A l'heure où les travailleurs itinérants sont de plus en plus nombreux et où se développe de plus en plus le travail à domicile ou en itinérance, il est nécessaire pour les entreprises de réfléchir aux possibilités techniques de travailler à distance.
Bien des entrepreneurs par exemple, ont besoin de se connecter à distance directement sur leur ordinateur qui se trouve au bureau. Ceci est le cas notamment lorsque les entreprises ne disposent pas d'applications en "cloud" c'est à dire accessibles directement via internet.
Quels sont les enjeux et les possibilités techniques pour se connecter à distance ? Qu'est-ce que le "cloud" peut apporter à mon entreprise ?
1- Travailler à distance avec le "cloud"
Le "cloud" (= "le nuage" dans la langue de molière) peut apporter de nombreux avantages à l'entreprise (économie de coût matériel, accès à distance facilité, sauvegarde à la charge du fournisseur, intégration à d'autres logiciels,...) mais il doit être bien compris de l'entrepreneur qui doit en mesurer son intérêt et ses limites.
Le cloud représente pour l'entreprise est une solution efficace, simple d'utilisation et peu coûteuse pour travailler à distance
D'abord, ce système de "cloud" est complètement dépendant de la connexion internet. Donc en cas d’arrêt de la connexion ou de débit insuffisant (c'est le cas encore dans certaine zones géographiques), l'entreprise entière ou en tous cas une grande partie, peut se retrouver à l’arrêt. Il existe des possibilités, moyennant finances, de s'assurer ou de prendre des précautions concernant l'accès et la stabilité de sa ligne avec son fournisseur d'accès internet.
Deuxième problématique et non des moindre - même si cela est de plus en plus fiable et sécurisé - l'utilisation des logiciels en "cloud" engendre, à juste titre, des questionnements en terme d'hébergement des données. Où se trouve les données de l'entreprise ? Sont-elle vraiment à l'abris ? Que se passe-t-il en cas de faillite de l'hébergeur ?
Cela dit, l'utilisation du "cloud" gagne du terrain et solutionne des problématiques majeures pour les artisans ou les petites entreprises qui souhaitent se connecter à distance et travailler de n'importe où. Cela facilite la mobilité pour les travailleurs itinérants (chefs d'entreprise, conducteurs de travaux, commerciaux,....) et également le travail à domicile.2 - Migrer vers le Cloud
Les petites entreprises de bâtiment qui souhaitent migrer vers le cloud, le font en général en trois étapes (il s'agit d'une schématisation et la réalité n'est pas toujours structurée de cette façon) :
première étape : le système de messagerie (réception et envoi de mail) qui devient accessible de n'importe où et de n'importe quel appareil via un logiciel que l'on appelle "un client de messagerie" en ligne. Exemple : la messagerie Gmail de Google ;
deuxième étape : l'ensemble des fichiers bureautiques (courriers, tableaux, images, photos, documents pdf, vidéos,...) triés et stockés sur un serveur dédié à distance ou via ce que l'on appelle un "box" de stockage (Drop box, Onedrive, Google Stream,....) ;
troisième étape : les logiciels de gestion, de comptabilité ou les logiciels métiers (métrés, cao,...) qui n'offrent malheureusement pas tous encore cette option. Parfois il s'agit d'un choix de l'éditeur, parfois ce sont des contraintes techniques qui empêchent la migration de l'application vers une utilisation cloud.
Quoi qu'il en soit en cas de nouvelle acquisition d'un logiciel, il est vraiment nécessaire pour l'entrepreneur d'intégrer à sa réflexion les possibilités qu'offrent le système de "cloud" pour travailler à distance, dans la nouvelle informatisation de son entreprise.
3 - Profiter des avantages du cloud
3.1 - Les avantages pour votre entreprise
Les Avantages du "cloud" par rapport à un système dit "local" (applications et données installées sur ordinateur) :
Les données sont accessibles directement via internet et il est possible de se connecter de n'importe quel ordinateur ;
Les données se partagent entre chaque utilisateur possédant un accès au logiciel. Plus besoin de mettre en place un réseau entre chaque ordinateur ;
Le système tarifaire est en général simple et plus souple ;
Les logiciels étant disponibles directement en ligne, on évite certains problèmes techniques : installation au sein de l'ordinateur, incompatibilité avec certaines applications de l'ordinateur,....
Les sauvegardes sont à la charge de l'éditeur du logiciel et réalisées en ligne donc pas besoin d'un système local de sauvegarde. Les données sont à l'abri de tout incident (incendie, cambriolage,...).
L'écrasante majorité des applications et logiciels sont développées en ligne cela facilite les interactions entre chaque logiciels. Par exemple il est souvent possible de lier son logiciel de gestion avec sa messagerie Gmail.
3.2 - Les inconvénients pour votre entreprise
En tant qu'entrepreneur vous ne devez cependant pas négliger les inconvénients lié au cloud afin de bien décider et de maîtriser votre système informatique et la meilleeure option pour pouvoir se connecter et travailler à distance. Il y a trois inconvénients ou plutôt trois interrogations au sujet du "cloud" :
Ce système est entièrement dépendant de la connexion internet. Il est judicieux d'étudier au préalable les offres disponibles sur votre secteur en terme de débit et de stabilité de ligne internet.
Les données ne sont plus hébergées chez vous mais sous la responsabilité de l'éditeur du logiciel (vérifier quand même les conditions d'utilisation du logiciel). Les données sont-elles vraiment en sécurité ? Quid de la confidentialité des données ?
Enfin les logiciels sont accessibles par internet via des navigateurs (google chrome, internet explorer, mozilla firefox,...) et il n'est pas rare de constater des bugs ou une certaine instabilité dans la performance du logiciel.
4 - Et sinon quelles sont les solutions pour travailler à distance ?
Il n'est pas forcément nécessaire de passer au "tout cloud" pour profiter de ses avantages. Choisir le "100% cloud" comme nous l'avons expliqué lors des paragraphes précédents c'est choisir d'utiliser des logiciels ou des applications directement accessibles en ligne (votre messagerie en ligne, votre logiciel de gestion en ligne,...).
Néanmoins et pour des raisons de particularités techniques (chaque structure à ses particularités et il est nécessaire lors d'une évolution informatique de faire un audit - même simple - de la situation) il est possible de déployer d'autres moyens pour travailler à distance. Il existe une multitude de solutions pour "palier" au "tout cloud".
Ci-dessous une présentation synthétique des "types" d'informatisation possibles pour favoriser le travail à distance :
Première option: c'est celle qui a eu le vent en poupe avant l'arrivée massive du "cloud". L'entreprise se dote de son propre serveur afin de pouvoir se connecter et travailler à distance. Pour vulgariser, il s'agit d'un ordinateur super puissant. Ce dernier permet de mettre en place un réseau entre chaque ordinateur, de stocker et de partager les données de l'entreprise. Ce serveur permet l’utilisation de certains logiciels en réseau.
Deuxième option : louer un serveur en ligne. Cette solution évite d'investir dans un serveur physique (diminuer le coût du matériel, éviter les problématiques d'installation de système d'exploitation, de maintenance et de sécurité,....) et de pouvoir via un accès sécurisé : travailler à distance, accéder aux données de l'entreprise et utiliser les logiciels de l'entreprise directement en ligne.
Troisième option : notamment pour les petites entreprises ou les artisans ne disposant pas des mêmes moyens et des mêmes besoins, il est tout a fait possible d'utiliser un logiciel de connexion permettant l'accès distant à un autre ordinateur. Attention cette option implique que personne ne travaille sur l'ordinateur et que ce dernier reste allumé et en bonne état de marche.
Nb : dans le cas par exemple d'une entreprise de Batiment qui utiliserai un logiciel de gestion comme Batigest (ceci n'existe pas en version "cloud") il faudrait forcément opter pour une des solutions ci-dessus afin de pouvoir travailler à distance.
5 - Les logiciels d'accès à distance
Pour les petites structures ou les indépendants, ces logiciels de connexion à distance sont un moyen facile de mettre un pied dans le travail à distance. En effet ils permettent de se connecter à un ordinateur distant, cependant il devra rester allumé (ce qui n'est pas optimal pour la santé et la pérennité de ce dernier).
Ces logiciels ont besoin d'être installés deux fois : sur l'ordinateur "final" et sur l'ordinateur utilisé pour se connecter. En général les éditeurs proposent une version "gratuite" destinée à un usage personnel et différentes options payantes adaptées aux besoins professionnels. Vous pouvez par exemple utiliser plusieurs outils efficaces qui vous permettrons de travailler à distance.
Conclusion de cet article sur le cloud, ses avantages et les possibilités techniques pour travailler à distance : il peut être nécessaire pour un entrepreneur de se faire accompagner dans cette démarche assez technique (le mieux est d'interroger son informaticien) et qui nécessite de se poser certaines questions afin d'opter pour la meilleur solution de travail à distance.
Quels logiciels sont actuellement utilisés au sein de l'entreprise ? Quelles sont les données à partager ? Quelle connexion internet offre le secteur géographique ? Quelles sont les prévisions d'évolutions de l'entreprise dans les années à venir ? Quel budget annuel peut-être alloué à l'informatique ?
